Resumen

Las necesidades de las empresas modernas son difíciles de precisar. Lo que funciona para una empresa puede no funcionar para otra, y lo que funciona en una de sus oficinas puede no tener sentido para una oficina al otro lado de la ciudad.

En última instancia, no existe una solución única para todas las empresas, especialmente cuando se trata de sistemas telefónicos. Si bien más del 30% de las empresas utilizan actualmente soluciones VoIP ,puede resultar difícil encontrar un sistema telefónico en la nube que satisfaga sus necesidades si recién ha comenzado a pensar en alejarse de un sistema tradicional.

Afortunadamente, existen formas de determinar qué tipo de sistema telefónico VoIP beneficiaría mejor a su empresa. Continúe leyendo para conocer los diferentes tipos de sistemas VoIP para empresas con múltiples ubicaciones, junto con consejos para encontrar una solución que se adapte a sus necesidades específicas.

¿Qué tipos de sistemas telefónicos VoIP están disponibles para empresas con múltiples sitios?

Históricamente, las empresas PYME con múltiples sitios solían seleccionar algunas de estas opciones a continuación.

Sistemas de Centrales Analogicas

Estos se han vuelto obsoletos o generalmente se les diagnostica el final de su vida útil en todos los ámbitos para la mayoría de los fabricantes como ha sucedido con las centrales analogicas Ejemplo Panasonic-Siemens-Nec-Nexo-Alcatel etc.

Sistema local PBX IP

Los sistemas telefónicos VoIP locales se instalan y administran en el sitio, lo que los hace ideales para empresas que requieren un control total sobre su sistema Ejemplo PBX IP.

Sistema híbrido PBX IP + Nube

Los sistemas telefónicos híbridos combinan los beneficios de los sistemas locales PBX IP y basados en la nube, lo que es ideal para empresas con múltiples sitios que desean la flexibilidad de un sistema basado en la nube pero también necesitan mantener el control sobre su sistema.

Ahora en 2024, la opción más práctica y popular es:

Sistema basado en la Nube 

Los sistemas VoIP basados en la nube están alojados en la nube, lo que facilita a las empresas con múltiples sitios administrar y mantener su sistema telefónico desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

No importa qué tipo de negocio multisitio estemos tratando, siempre damos la misma respuesta sobre cuál es el mejor sistema telefónico VoIP para sus negocios: depende.

Lo más importante que se debe discutir desde el principio son las necesidades operativas del día a día. ¿Cuáles son los objetivos de su negocio? ¿ Qué necesita de un sistema de comunicaciones?

La buena noticia es que es un momento mucho mejor para que las empresas con múltiples sitios investiguen VoIP en comparación con hace unos años.

Cómo elegir el mejor sistema VoIP para su negocio?

Cuando hablamos con nuevos clientes, normalmente preguntamos sobre cinco cuestiones específicas para ayudar a identificar el sistema telefónico VoIP más adecuado. Antes de evaluar los sistemas telefónicos en la nube, considere hacer las siguientes preguntas:

¿Puede transferir llamadas fácilmente a otras oficinas de su empresa?

• Tener la capacidad de transferir llamadas fácilmente entre ubicaciones es conveniente tanto para el cliente como para la empresa.
• He aquí un breve ejemplo de la vida real. Intenté llamar a mi fisioterapeuta el otro día, así que busqué el número en Google y encontré varios listados de las distintas ubicaciones. Quería comunicarme con mi fisioterapeuta, pero llamé al consultorio equivocado.
• He aquí que la recepcionista no tenía la disponibilidad para trasladarme al lugar correcto. Como estaba conduciendo, no quería colgar y hacer otra búsqueda en Google, y no podía anotar el número que me dio. No es ideal.
• Poder transferir llamadas entre ubicaciones significa que sus clientes tienen la garantía de conectarse con la persona adecuada. Esto significa que no se perderán ingresos porque el cliente se distraiga y olvide volver a llamar. Incluso si el cliente llama inicialmente a la ubicación u oficina equivocada, aún se le puede garantizar una conexión con ese cliente.
• Aquí hay otro ejemplo: una boutique médica de alta gama recibía señales de ocupado en cada oficina cuando necesitaba hablar con las otras ubicaciones. Cuando los clientes y otros empleados llamaban, no podían conectarse. Instalamos un sistema de intercomunicación entre ubicaciones, permitiendo que las oficinas interactúen de manera cohesiva y liberando las líneas externas del tráfico interno. Esto supuso un gran ahorro de tiempo cuando los empleados se comunicaban y también mejoró el nivel general de comunicación de la empresa.

La otra ventaja de poder ponerse en contacto con otras oficinas o compañeros de trabajo en diferentes ubicaciones es la posibilidad de saber si esa persona está actualmente en otra línea. Esto significa que puede informar al cliente con anticipación si la persona está ocupada en lugar de transferir a alguien a ciegas.

2. ¿Cuántas líneas telefónicas tiene su empresa en cada ubicación?

Al cambiar a un sistema telefónico VoIP, consolidar sus líneas locales y gratuitas significa grandes ahorros financieros. Los sistemas telefónicos tradicionales se configuran en función de la cantidad máxima percibida de llamadas telefónicas. Entonces, si esperaba tener cinco personas llamando a la vez, entonces tenía cinco líneas instaladas.

Con VoIP, elimina la necesidad de múltiples líneas en cada ubicación de oficina. Trabaja con un conjunto de líneas consolidadas o extraídas, independientemente del número de ubicaciones. Esa eficiencia por sí sola puede reducir los costos en un factor de 40 a 50%. Con solo cambiarse a VoIP, puede esperar importantes ahorros de costos.

3. ¿Tiene gerentes regionales o flotantes?

Si usted es un “administrador flotante” que trabaja con un sistema telefónico tradicional, su extensión no “flota” con usted. Con VoIP, puedes desviar llamadas a un dispositivo móvil o aplicaciones. Dependiendo del sistema telefónico, incluso puedes iniciar sesión en tu teléfono desde cualquier dispositivo o ubicación.

Esta función se llama "hoteling" y brinda la posibilidad de iniciar sesión en cualquier teléfono como su propia extensión personal. La hotelería se está volviendo más común en la cultura laboral actual debido a la creciente popularidad de los modelos de trabajo híbridos y remotos. El 58% de los empleados estadounidenses trabajan desde casa al menos un día a la semana . Con la función hoteling, pueden iniciar sesión en una estación de trabajo de oficina incluso desde casa. Aunque no se encuentran en la misma ubicación física que sus teléfonos, su información de contacto y preferencias de llamadas aún los siguen.

Esta característica permite a los empleados mantenerse conectados, independientemente de dónde estén trabajando. Los contactos y los mensajes de voz están siempre disponibles, ya sea que trabaje desde casa, mientras viaja o en cualquier otro lugar.

4. ¿Necesita opciones de reinversión bajo demanda?

Uno de nuestros clientes tenía una ubicación principal con varias oficinas satélite. Estos prestaban servicios a contratistas locales, con quienes los clientes podían realizar pedidos de diversos productos. Cuando estas oficinas estaban ocupadas, todas sus líneas telefónicas estaban ocupadas, lo que provocaba que muchos clientes estuvieran descontentos.

Nuestra solución fue habilitar una transferencia bajo demanda. Si una ubicación estaba ocupada, la llamada del cliente se dirigiría a otra oficina, lo que permitiría a la empresa tomar el pedido de ese cliente.

El “desbordamiento” o la integración de grupos de llamadas entre varias oficinas puede ser crucial. Significa que si una ubicación está ocupada con llamadas o tiene poco personal, el resto de la operación puede brindar soporte.

La otra ventaja de la transferencia bajo demanda es que puede evitar tener que trasladar personal entre ubicaciones debido a días de enfermedad. En lugar de enviar a un empleado a otra oficina, el personal de otras ubicaciones puede ayudar atendiendo las llamadas.

5. ¿Qué nivel de acceso administrativo es necesario?

Si su empresa tiene un departamento de TI interno, VoIP ofrece flexibilidad fácil e instantánea para administrar llamadas durante cortes de red o de energía .

Recientemente ayudamos a un consultorio médico a redirigir llamadas a través del portal de administración de su sistema VoIP durante un corte de energía. Si ese cliente hubiera utilizado un sistema telefónico tradicional, este proceso habría sido mucho más complicado y habría llevado mucho más tiempo.

Las llamadas se dirigieron a un saludo personalizado ya que los médicos no podían atender a los pacientes debido al apagón. También tenían la opción de enviar llamadas a otra oficina cambiando la configuración dentro del portal administrativo en línea. El portal en línea facilita la gestión de cada oficina y usuario desde cualquier dispositivo conectado.

Entonces, ¿cuál es el mejor sistema VoIP para su empresa?

En pocas palabras, no existe el "mejor" sistema para todas las empresas. Si bien estas cinco preguntas pueden ayudarlo a obtener una ventaja para encontrar un sistema telefónico en la nube que satisfaga sus necesidades en múltiples ubicaciones, todavía hay muchos otros factores a considerar.

Lo mejor que puede hacer es ponerse en contacto con un proveedor de VoIP local como Nubecall con experiencia en su industria. Pueden informarle qué funciona mejor para sus clientes existentes que tienen necesidades similares a las suyas y explicarle sus opciones.

Para obtener más información sobre cómo implementar un sistema telefónico VoIP en su empresa con múltiples ubicaciones y cómo un sistema telefónico en la nube puede ayudar a que su empresa crezca, comuníquese con nuestro equipo en:

www.nubecall.xyz